SISTEMA COMO ORGANIZACIÓN

Todo sistema es entendido como un conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí, y que ordenadamente contribuyen a determinado objeto. Para lograr el objeto, el sistema debe obedecer a una organización, donde se busque establecer formas que permitan lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados para ello. De tal manera, que podemos encontrar diferentes métodos para que el sistema logre organizarse y conseguir metas y objetivos.

Las organizaciones contemporáneas, deben encontrarse en constante autoevaluación y diagnóstico de sus sistemas empleados, determinando la eficiencia, eficacia y efectividad, en cuanto a su diseño funcional y estructura, con la finalidad de plantear soluciones como: reorganizarse, centralizarse, descentralizarse, burocratizarse, aplanarse y adhocarse, aplicando una reingeniería del sistema, tomando en consideración las variables tecnológicas, desplazamiento demográfico, cambios económicos, y todos aquellos agentes que generen modificaciones en los hábitos de los sistemas implementados por la organización.

Los sistemas en los cuales se basan las organizaciones, son varios, entre los cuales destacan algunos ejemplos que se analizan y comentan a continuación.

Existen organizaciones basadas en sistemas burocráticos, donde como ventajas se observan políticas y procedimientos claros, sistemas y procesos estables, servicios y calidad de alto nivel, roles claros y óptimo desempeño a nivel micro; y como desventajas se encuentra inflexibilidad, ciclos de procesos prolongados, la organización no responde al cambio, se excluye el criterio individual y no se cambian las estrategias.

Otras organizaciones responden a sistemas descentralizados, donde se rompe con el sistema burocrático y su gran organización, creando pequeñas unidades de negocios. Dentro de las ventajas de este sistema, se observa que actúa enfocada al cliente y a su segmento, desarrolla estándares propios y promueve la responsabilidad y control a nivel de negocio. Dentro de las desventajas de este modelo, encontramos una duplicación de recursos que se traduce en ineficiencia, no se ve la empresa como organización y se compite internamente por los recursos de la organización.

También puede encontrarse organizadas basadas en la red, donde destaca un enfoque centrado en el cliente no en las funciones del negocio, basado en equipos de personas que a un proceso o un cliente, con una fuerza laboral multifuncional, con procesos y recursos utilizados para satisfacer las necesidades del cliente, basado en estructuras matriciales. A su vez, las organizaciones basadas en red, pueden obedecer a diferentes modelos, entre los cuales destacan la administración de casos y la administración de procesos horizontales.

Con respecto a la administración de casos, se establece un proceso de trabajo de círculo cerrado, donde un individuo o un equipo hace seguimiento a un caso de un punto de la estructura organizacional que da el servicio. Igualmente en este modelo de administración de casos se promueve la expansión de roles y Empowerment, así como el fácil acceso electrónico a la información. Y en cuanto a la administración de procesos horizontales, la organización examina sus procesos y diseña una estructura, en base a procesos versus tareas, promoviendo horizontalizar la jerarquía, asignando propiedad al proceso, encadenando lo relativo a objetivo y evaluación, mediante equipos versus individuos, valorando las competencias múltiples.

Por último, en tono diseño de sistema organizacional, debe implementarse un conjunto de premisas que permita observar la perspectiva estratégica, la perspectiva operacional, la perspectiva táctica integrando las unidades de apoyo.